| اگر فكر مي‌كنيد خانه‌تکانی و حتی فراتر از آن خانه‌داری يك كار سنتي و بدون اصول و قاعده است، سخت در اشتباهيد! دکتر«رامبد بــاران‌دوست» دکترای مدیریت، مشاور طراحی سیستم‌های مدیریتی، مدیریت آموزش و... به شما می‌گوید چطور با یک مدیریت استراتژیک و ضمن رعايت نكات ساده اما علمي مي‌توانيد مثل يك کارشناس خانه‌تکانی كنيد و از بازدهي كارتان لذت ببريد. شك نداشته باشيد كه خانه‌تکانی علمي، به‌مراتب ساده‌تر از خانه‌تکانی‌های سنتي است و وقت كمتري از شما مي‌گيرد. به احتساب این برنامه‌ریزی علمی امسال می‌توانید۲ روزه خانه‌تکانی کنید! امتحانش مجانی است. ۱.زمان‌تان را مدیریت کنید فرهنگ، پدیده پویایی است متشکل از خرده فرهنگ‌های متعدد و در حال تغییر، همگام با شرایط روز، بنابراین همان‌طور که شرایط زندگی ما تغییر می‌کند خانه‌داري هم به‌عنوان بخشی از خرده فرهنگ‌ها همگام با شرایط روز جامعه باید تغییر کند. در غیر این صورت باید همچنان هر سال روزها و هفته‌های پایانی سال را به جبران اشتباهاتی اختصاص دهیم که از قضا هر سال هم تکرار می‌شود. یک نگاه مدیریتی و دقیق بر امور خانه و یک برنامه‌ریزی مرتب، منسجم و مستمر، تمام اعضای خانه را از داستان تکراری و پردردسر خانه‌تکانی‌های چندروزه پایان سال خلاص می‌کند. در قدم اول به آشنایی با مفهوم مدیریت زمان نیاز داریم. برای آشنایی با این مفهوم باید با اصول صحیح برنامه‌ریزی و اجرای درست آن آشنا شویم. ۲.قدم اول برای مدیریت زمان قدم اول در مدیریت، برنامه برای زمان است، اما برنامه‌ریزی‌ای کاملا متفاوت با آنچه تاکنون به‌عنوان برنامه‌ریزی در ذهن‌تان داشتید. با شنیدن عنوان برنامه‌ریزی، همه فکر می‌کنیم کافی است بدانیم در ساعت‌ها یا روزهای آتی چه‌کاری قرار است انجام دهیم؛ حال آنکه مشکل اصلی در اجرایی نشدن برنامه‌ها هم همین جاست! برنامه‌ریزی برای رسیدن به نتیجه درست نیاز به یکسری مهارت‌ها دارد و کلیدی‌ترین بخش آن هم فکر کردن است؛ فکر کردن به کاری که قصد داریم برای آن برنامه‌ریزی کنیم. باید به تمام جزئیات فکر کنیم و البته احتمالات را درنظر بگیریم. از دراختیار داشتن قلم و کاغذ برای نوشتن ریز برنامه تا خرید وسایل موردنیاز مثلا نردبان برای دسترسی به وسایلی که در ارتفاع قرار دارند. ۳. ۸۰ درصد فکر، ۲۰ درصد اجرا! در انجام هر کار، از امور خانه‌داری گرفته تا خانه‌تکانی، اگر قرار است کاری درست و با مدیریت زمان انجام شود، باید ۸۰ درصد از زمان آن را به برنامه‌ریزی اختصاص دهید. فکر کردن به جزئیات و درنظر گرفتن احتمالات، همه شامل همین زمان ۸۰درصدی می‌شود. دقت کنید که ۸۰درصد از کل روند موردنیاز برای انجام یک کار؛ یعنی اگر قرار است کاری را در یک روز انجام دهید، باید ۸۰ درصد از یک روز و اگر یک برنامه ۱۰روزه درپیش دارید، ۸ روز از آن را به برنامه‌ریزی و فکر کردن اختصاص بدهید. ۴. چرا ۲ روزه می‌توانیم؟! عجله نکنید. تصور اینکه ۸روز از ۱۰ روزتان را به فکر کردن اختصاص دهید و فقط در ۲روز همه کارها را انجام بدهید، اصلا ساده نیست. اما عملی است مشروط بر اینکه یک برنامه‌ریزی اصولی داشته باشید. باید در ۸روز گام‌به‌گام کارها را تعریف کنید و درمورد تک‌تک آنها فکر کنید؛ حتی به احتمالات! ۵. برنامه‌ریزی برای پاک کردن شیشه‌ها حق با شماست. در شیوه‌های معمول برنامه‌ریزی، نیازی به فکر کردن با این دقت نیست؛ چون مثلا برای تمیز کردن شیشه کافی است با یک سطل آب و دستمال، شروع کنید به تمیز کردن پنجره. اما در نگاه مدیریتی و گام به گام موردنظر ما، همین شیشه پاک‌کردن ساده از این قرار است: ابتدا باید به چهارپایه فکر کنید. چهارپایه‌ای که با ارتفاع پنجره شما هماهنگ باشد، به ماده شیشه‌شویی که برای پاک‌کردن نیاز دارید، اینکه چه مقدار و چطور باشد. به دستمال خیس و حتی یک دستمال خشک برای پاک‌کردن نهایی و... گام بعدی هم درنظر گرفتن احتمال‌هاست. احتمال اینکه زمان باز کردن پرده ممکن است با مشکل کنده شدن گیره مواجه شوید یا حتی پاره شدن احتمالی پرده‌ای که بر اثر تابش مستقیم آفتاب نخ‌نما شده است. با درنظر گرفتن همه این موارد و احتمالات، در زمان اجرا همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود؛ دقیق و حساب شده. مثلا کوتاه بودن چهارپایه برنامه شما را به تعویق نمی‌اندازد یا حتی کنده شدن گیره شما را دچار مشکل نمی‌کند، چون شما از پیش به تمام این موارد فکر کرده‌اید. ۶. گام دوم برنامه‌ریزی قدم بعدی، نوشتن نکته به نکته کارهایی است که به آنها فکر کرده‌اید و باید آنها را اجرا کنید. نوشتن مرحله مهمی است كه ما بيشتر از آن غافل می‌شویم. بدون نوشتن همیشه فکر می‌کنیم کاری نداریم! باید لوستر را تمیز کنیم، پرده را بشوییم، پنجره را پاک کنیم، جارو و تی بکشیم. یعنی روی هم رفته باید ۴ یا ۵مورد فعالیت انجام بدهیم که به سادگی از پس آنها بر می‌آییم! اما اشتباه همین‌جاست، چون وقتی وارد فضای کار می‌شوید، تازه می‌بینید کارهایی که باید انجام بدهید، خیلی بیشتر از اینهاست، اما چون ننوشته و جزء به جزء نکرده بودید، به مرحله اجرا که می‌رسید با مشکل روبه‌رو می‌شوید! شیوه درست این است که هر کاری را قبل از انجام در مرحله فکر کردن (همان ۸۰درصد اولیه) یک‌بار تمام و کمال در ذهن‌تان انجام دهید و جزء به جزء را در مرحله بعدی یادداشت کنید. ۷. دقت در نوشتن دقت در نوشتن جزئیات به اندازه خود مرحله نوشتن مهم است. دقت یعنی اینکه باید بدانید مثلا برای انجام کاری مثل شست‌وشوی فرش یا کابینت، به کمک چند نفر نیاز دارید. آیا نیروی کمکی می‌تواند فرزندتان باشد یا به نیروی همسرتان نیاز دارید؟! به طور کلی یک بخش از این جزئیات شامل این می‌شود که بدانید در انجام یک کار به‌خصوص، به چه ابزاری و چه نیروهایی نیاز دارید. بخش دیگر هم اینکه فردی که قرار است به شما کمک کند، باید چه توانمندی‌هایی داشته باشد. ۸. نتیجه یک انتخاب حساب نشده! یکی از مواردی که در خانه‌تکانی از توجه دور می‌ماند، این نکته است که چه کسی و کجا باید به ما کمک کند. از آنجا که ما معمولا به این موضوع فکر نمی‌کنیم اغلب از کسی کمک می‌گیریم که یا توانش را ندارد یا وقتش را. دست آخر خودمان می‌مانیم و خودمان! نتیجه این انتخاب غلط هم کمردرد و زانودرد است و البته زمینه‌سازی برای بسیاری از مشاجره‌ها آن هم در آستانه سال نو. این مشکلات یک دلیل ساده دارد آن هم اینکه شما از کسی کمک خواسته‌ایدکه نه زمانش را دارد و نه آمادگی، پس طبیعی است که انتظارتان را بی‌پاسخ بگذارد! ۹. وقتی زمان‌بندی شما بیمار است! بعد از اینکه تمام مراحل کار جزء به جزء یادداشت شد، نوبت به زمان‌بندی می‌رسد. زمان‌بندی هم یعنی تخمین اینکه انجام هر کار حدودا چقدر زمان می‌برد. اشتباه مهمی که در این مرحله رخ می‌دهد، این است که کارها را کلی می‌بینید و چون جزئیات کار را تعریف نکرده‌اید، فراموش می‌کنید برای آنها زمان بگذارید، درنتیجه، در زمان اجرا مدام به زمان اضافه می‌شود تا جایی‌که پیش‌بینی ۲روزه شما حتی تا ساعت‌های بعد از تحویل سال هم کش می‌آید. این دقیقا همان نشانه‌ای است که متخصصان مدیریت زمان از آن به‌عنوان یک نقص یا بیماری در زمان‌بندی یاد می‌کنند. البته کلی نگاه کردن به برنامه‌ریزی یک عارضه دیگر هم دارد و آن چیزی نیست جز سر هم بندی کردن! ۱۰. فهرست خرید را فراموش نکنید کاری كه بهتر است همزمان با فهرست کردن جزئیات به آن بپردازید، تهیه فهرستی برای خرید لوازم موردنیاز در انجام كارهاي خانه است. از انواع شوینده‌ها گرفته تا دستمال و روزنامه و نردبان و بررسی اینکه کدام از این موارد در خانه موجود است و برای تهیه کدام آنها و چه مقدار، باید برنامه‌ریزی کنید. گاهی کافی نبودن یک شوینده برای پنجره، تمام روند برنامه‌ریزی شما را دچار بحران می‌کند. مثلا فکر کنید در حال پاک‌کردن شیشه هستید که ناگهان شوینده شما تمام می‌شود! باید همه چیز را نیمه‌کاره رها کنید و راهی خرید شوید. همین اتفاق ساده، (تازه به فرض اینکه اولین سوپرمارکت مایع تمیزکننده موردنظر شما را داشته باشد) کلی زمان پیش‌بینی نشده را به روند کاری شما تحمیل می‌کند. در حالی که تهیه یک فهرست خرید، به‌سادگی شما را در برابر تمام این اتفاق‌های پیش‌بینی نشده ایمن می‌کند. ۱۱. اولویت‌بندی بعد از برنامه‌ریزی و نوشتن گام به گام وظایف، باید مشخص کنید کدام کار را کی و کجا انجام دهید، یعنی باید به اولویت‌ها فکر کنید. آنچه مهم است توالی کارها و چرایی آنهاست و درست بعد از این مرحله است که شما می‌دانید چه‌کاری را کی، چرا و با چه جزئیاتی باید انجام دهید، هر کاری شامل چه مراحلی است و ابزار موردنیازش چیست. ۱۲. سناریوی بحران هم داشته باشید درنظر گرفتن احتمال‌ها و چاره‌اندیشی برای آنها بسیار مهم است. مثلا درنظر گرفتن یک نیروی کمکی برای زماني که قرار است از نردبان بالا برويد و خالی کردن محیط اطراف از اشیای تیز، برنده و شکننده برای جلوگیری از اتفاق‌های غیرمنتظره. باید برای پیش‌بینی هر کدام از این حوادث وقت بگذارید و چاره‌اندیشی کنید؛ یعنی سناریوی بحران داشته باشید. ۱۳. برنامه‌تان را میلی‌متری نچینید حتما فکر می‌کنید میلی‌متری چیدن برنامه‌ها یک ابتکار فوق‌العاده است؛ در حالی که این یعنی زمینه‌چینی برای جاماندن از یک برنامه‌ریزی اصولی! پشت سر هم چیدن برنامه‌ها باعث می‌شود یک اتفاق ساده، مثل یک تماس تلفنی ۱۰دقیقه‌ای که حتی به آن فکر هم نکرده بودید، شما را از زمان‌بندی عقب بيندازد و این عقب ماندن در کل برنامه روزانه شما جاری شود و همه چیز را به هم بریزد. ۱۴. این ۴ زمان را فراموش نکنید زمان استراحت: درنظر گرفتن زمانی برای استراحت از ضروریات یک برنامه‌ریزی اصولی است. بدون درنظر گرفتن این زمان هرچند هم کوتاه، خستگی در بدن انباشته می‌شود و توان بدنی کاهش پیدا می‌کند، درنتیجه سرعت کار کم می‌شود. شما برای جبران این زمان از دست‌رفته ناچارید بیشتر از توان جسمی‌تان مایه بگذارید که این هم عواقب و آسیب‌های خاص خودش را دارد، بنابراین لازم است بین هر دو ساعت کار برای استراحت‌تــان دست‌کم ۱۰دقیقه زمان درنظر بگیرید. و چای یا میوه‌‌ای بخورید و دوباره دست به کار شوید. زمانی برای حمام کردن: درنظر گرفتن زمانی برای دوش گرفتن در پايان يك روز پركار خيلي مهم است. بعد از پایان یک روز کاری، باید هر طور شده زمانی را به دوش گرفتن اختصاص بدهید. این دوش ساده ۱۰دقیقه‌ای باعث می‌شود شب را آسوده بخوابید، صبح با آرامش خیال و راحت‌تر بیدار شوید و روزی پربارتر داشته باشید. زمانی برای بازگرداندن اشیا و لوازم به جاهای خود: در پایان هر كار، كلي ابزار و وسیله از جاي اوليه خود خارج و در خانه پراکنده می‌شود؛ بنابراین اگر زمانی را به جمع و جور کردن این وسایل اختصاص ندهیم، هنگام نياز دوباره به هر كدام از اين وسايل، درگیر پیدا کردن آنها می‌شویم. زمان هیچ: بخشی از روز را برای هیچ بگذارید. بله، دقیقا برای هیچ! یعنی در میان فهرست کارها نیم‌ساعتی را خالی بگذارید. دقت کنید این نیم ساعت جدا از زمان‌های استراحت شماست و به هیچ چیز تعلق ندارد؛ حتی به چای خوردن! این یعنی زمان شناور و به عبارت دیگر، ایجاد آمادگی برای انجام کارهای غیرمنتظره، بدون اینکه چیدمان برنامه ما به هم بریزد. ۱۵. حالا همه چیز آماده است در مرحله اجرا در حقیقت وارد بخش اجرایی برنامه‌ریزی یا همان ۲۰درصد زمان باقی‌مانده می‌شوید. حالا اگر همه چیز را درست پیش‌بینی کرده و به همه جزئیات فکر و آنها را فهرست کرده باشید، دیگر نباید نگران اجرا باشید، چون به تک‌تک کارها فکر کرده‌اید و برای آنها راهکار اندیشیده‌اید. اینچنین می‌شود که خانه‌تکانی شما بیشتر از ۲ روز وقت نمی‌گیرد! منبع:مجله ايده آل |
↧
خانه تکانی فقط در 2 روز
↧